డిస్ట్రిక్ట్ ఆఫీసు మాన్యువల్ - కార్యాలయ వ్యవస్థాపన

విభాగాలు

"టాటెన్‌హామ్స్ సిస్టమ్"ను ఏ కార్యాలయంలోనైనా ప్రవేశపెట్టడానికి ముందుగా  కార్యాలయాన్ని అనుకూలమైన విభాగాలుగా విభజించడం మరియు స్పష్టమైన పంపిణీ జాబితాను రూపొందించ బడాలి.  విభాగాలు, ప్రతి విభాగానికి అధిపతి, ప్రతి విభాగంలో పనిచేసే గుమాస్తాలు మరియు ప్రతి గుమాస్తా డీల్ చేసే విషయాలను నిర్దేశించాలి. ప్రతి విభాగానికి ఒక సెక్షన్ లెటర్ మరియు ప్రతి గుమాస్తా డీల్ చేసే విషయాల సమూహానికి ఒక నంబర్ కేటాయించబడతాయి. ఒక సమర్థవంతమైన సూపరింటెండెంట్ ఆధ్వర్యంలో ఒక ఫెయిర్-కాపింగ్ మరియు డిస్పాచింగ్ విభాగం కూడా ఏర్పాటు చేయాలి.

పరిపాలన అధికారి

(i) పరిపాలన అధికారి క్రమశిక్షణ విషయంలో మొత్తం కార్యాలయంపై సాధారణ పర్యవేక్షణను నిర్వహిస్తారు. కలెక్టర్ ఏ అధికారులు తమ పత్రాలను ఆయనకు సమర్పించవచ్చో స్పష్టంగా నిర్దేశిస్తారు. అటువంటి ఆదేశాలకు లోబడి, కరస్పాండెన్స్ బ్రాంచ్‌లో డీల్ చేయబడిన అన్ని పత్రాలు శరీరష్టాదార్ ద్వారా కలెక్టర్‌కు చేరాలి. సాధారణ నియమం ప్రకారం, ప్రత్యేక ప్రాముఖ్యత లేదా కష్టం ఉన్న పత్రాలను కూడా పరిపాలన అధికారి ద్వారా సమర్పించడానికి అధికారం పొందిన అధికారులు నేరుగా సమర్పించాలి. అటువంటి అధికారులను ఏ విధంగానూ శరీరష్టాదార్ నుండి స్వతంత్రంగా పరిగణించకూడదు లేదా వారు తమ బాధ్యతను నిరాకరించలేరు.

(ii) వారు క్రమం తప్పకుండా రిజిస్టర్‌లను తనిఖీ చేయాలి మరియు కరస్పాండెన్స్ బ్రాంచ్‌లోని అన్ని విభాగాలలో ఉన్న పెండింగ్‌లో ఉన్న ముఖ్యమైన ఫైళ్ళతో తమను తాము బాగా పరిచయం చేసుకోవాలి మరియు అవి ముఖ్యంగా ఆలస్యం కాకుండా చూసుకోవాలి. వారు విభాగాల అధిపతులు తమ తమ విభాగాలకు సంబంధించి ఏవైనా జాప్యాలు లేదా అక్రమాలను నివారించడానికి మరియు కలెక్టర్ దృష్టికి తీసుకురావడానికి ఎప్పటికప్పుడు తనిఖీ చేయాలి. స్థాపన యొక్క ఏదైనా సభ్యుడు ఆలస్యం లేదా ఇతర అక్రమాలకు స్పష్టంగా అనుచితంగా ఉన్నట్లయితే, పరిపాలన అధికారి ఆ వ్యక్తిని "పదేపదే హెచ్చరించాము" అని లేదా "వెంటనే డీల్ చేయమని కోరాము" అని పేర్కొనడం ద్వారా ఫైల్‌తో డీల్ చేయకపోవడానికి తగిన సాకు కాదు. పరిపాలన అధికారి యొక్క బాధ్యత ఏమిటంటే, వారి స్వంత హెచ్చరికలు ప్రభావవంతంగా లేనట్లయితే, కలెక్టర్‌కు నివేదించడం. అతను అలా చేయడంలో విఫలమైతే, అతని బాధ్యతను విస్మరించినట్లు పరిగణించబడవచ్చు.

(iii) పరిపాలన అధికారి ఇన్‌కమింగ్ రిమైండర్‌లను గమనించాలి - ముఖ్యంగా బోర్డు మరియు ప్రభుత్వం నుండి వచ్చినవి మరియు అవి ఆలస్యం కావడానికి కారణాన్ని తెలుసుకోవాలి. అతను ఇతర మంత్రివర్గ అధికారులకు కష్టమైన లేదా క్లిష్టమైన ప్రశ్నల విషయంలో సలహా ఇవ్వాలి మరియు ఏ ఫైల్‌లోనైనా నిర్ణయం తీసుకోవడానికి అతనికి స్వేచ్ఛ ఉంటుంది.

(iv) అతని బాధ్యత ఫెయిర్-కాపింగ్ మరియు డిస్పాచ్ రిజిస్టర్‌లను తరచుగా మరియు క్రమం తప్పకుండా మరియు సక్రమంగా వ్రాయబడిందో లేదో తనిఖీ చేయడం వరకు విస్తరించి ఉంటుంది, మరియు ఈ బ్రాంచ్‌లో ఎటువంటి ఆలస్యం లేదని నిర్ధారించుకోవాలి. అతను ఎప్పటికప్పుడు పంపిణీ రిజిస్టర్‌ను పరిశీలించాలి మరియు గుమాస్తాలు ఎల్లప్పుడూ అంగీకరించిన పత్రాలను నమోదు చేశారో మరియు ఎంటర్ చేసిన రిజిస్టర్ నంబర్‌లను పొందారో లేదో తనిఖీ చేయాలి. అతను స్టాంపుల నిల్వను మరియు స్టాంపు ఖాతాను కూడా సరిగ్గా నిర్వహించారో లేదో తనిఖీ చేయాలి. ఈ మాన్యువల్‌లోని నిబంధనలు మరియు అన్ని కార్యాలయ ఆదేశాలు ఖచ్చితంగా పాటించబడతాయని నిర్ధారించుకోవడం అతని విధి.

విభాగాల అధిపతులు

అధికారులు తమ తమ విభాగాలకు సంబంధించి మరియు తమ కింద పనిచేసే గుమాస్తాల పనికి సంబంధించి సారూప్య బాధ్యతలను కలిగి ఉంటారు, మొత్తం కార్యాలయానికి సంబంధించి పరిపాలన అధికారి  పై విధించిన బాధ్యతలతో పోలిస్తే, సహజంగా వారి బాధ్యత చాలా ఎక్కువ.