డిస్ట్రిక్ట్ ఆఫీసు మాన్యువల్ - ఆఫీస్ సిస్టమ్ (చాప్టర్ 5)
ఈ భాగం ఆఫీసులో రోజువారీ పనుల నిర్వహణ గురించి వివరిస్తుంది. ఇందులో ఉత్తరాలు తెరవడం, నమోదు చేయడం, ఇండెక్స్ చేయడం, కాపీ చేయడం, పంపడం, రికార్డు రూంలోకి పత్రాలను స్వీకరించడం, వాటిని అమర్చడం, అవసరమైనప్పుడు తిరిగి తీసుకోవడం, పని పూర్తయిన తర్వాత వాటిని తొలగించడం వంటివి ఉంటాయి.
టొటెన్‌హామ్ సిస్టమ్
ఈ ఆఫీసు సిస్టమ్‌ను "టొటెన్‌హామ్ సిస్టమ్" అని అంటారు. ఇది డా. మాక్లీన్ రూపొందించిన "డిస్పోజల్ నంబర్ సిస్టమ్"కి సరళీకరించిన మరియు మెరుగుపరచబడిన రూపం. టొటెన్‌హామ్ సిస్టమ్‌కి మరియు డిస్పోజల్ నంబర్ సిస్టమ్‌కి మధ్య ప్రధాన తేడాలు ఇక్కడ ఉన్నాయి:
డిస్పోజల్ నంబర్ లేదా డిస్పోజల్ రిజిస్టర్ ఉండదు. బదులుగా, పత్రాలను పని పూర్తయిన తర్వాత వాటి "కరెంట్" నంబర్ ప్రకారం అమర్చుతారు.
కరెంట్ రిజిస్టర్‌ను కూడా తొలగించారు. కేవలం వ్యక్తిగత రిజిస్టర్‌లను మాత్రమే నిర్వహిస్తారు.
ఇండెక్స్ రెండు కాపీలలో, లూస్-లీఫ్ సిస్టమ్‌లో ఫైల్ చేయబడిన స్లిప్‌లపై వ్రాయబడుతుంది.
డిస్పాచ్ రిజిస్టర్ ఉండదు. అయితే, ఫెయిర్-కాపీయింగ్ రిజిస్టర్ (ఇది పాత డిస్పాచ్ రిజిస్టర్ కంటే భిన్నమైన పనితీరును కలిగి ఉంటుంది) డిస్పాచ్ తేదీ వంటి వివరాలను చూపుతుంది.
ముఖ్యమైన పత్రాలను మాత్రమే డిస్ట్రిబ్యూషన్ రిజిస్టర్‌లో నమోదు చేస్తారు, టప్పల్ (మెయిల్) తెరిచే అధికారి ఆదేశాల మేరకు. కార్యాలయ అధిపతి ఈ రిజిస్టర్‌ను పూర్తిగా తొలగించే అధికారం కూడా ఉంది.
అనధికారిక రిజిస్టర్‌లు
నిర్వహించాల్సిన రిజిస్టర్‌లు నిర్దిష్టంగా పేర్కొనబడ్డాయి. డిస్పోజల్ నంబర్ సిస్టమ్ ద్వారా సూచించబడిన అన్ని రిజిస్టర్‌లను రద్దు చేయాలి, ప్రత్యేకించి అలా చేయమని చెప్పకపోతే. కార్యాలయ అధిపతులు బోర్డు లేదా ప్రభుత్వం అనుమతి లేకుండా పాత రిజిస్టర్‌లను తిరిగి తీసుకురావడానికి లేదా కొత్త రిజిస్టర్‌లను లేదా రిటర్న్‌లను ప్రవేశపెట్టడానికి అనుమతించబడరు. ప్రస్తుతం ఉన్న ఏవైనా అనధికారిక రిజిస్టర్‌లు లేదా రిటర్న్‌లు వెంటనే రద్దు చేయబడతాయి. ఇది అరియర్ లిస్ట్‌లు వంటి వాటికి కూడా వర్తిస్తుంది.
నిర్వహించబడే రిజిస్టర్‌లు
కింది రిజిస్టర్‌లను నిర్వహిస్తారు:
డిస్ట్రిబ్యూషన్ రిజిస్టర్ (ఫారం I, అపెండిక్స్ B):
దీని ఉపయోగం పైన వివరించబడింది.
టప్పల్ తెరిచే అధికారి ప్రత్యేక ఆదేశాల మేరకు మాత్రమే ఎంట్రీలు చేస్తారు, ఆ సమయంలో ఉన్న టప్పల్ క్లర్క్ ద్వారా.
ఈ రిజిస్టర్‌లో ఎంట్రీలు సాధారణంగా ఎక్కువగా ఉండవు.
నష్టపోతే తీవ్రమైన లేదా అసౌకర్యమైన, లేదా ముఖ్యమైనదిగా భావించే పత్రాలను మాత్రమే ఇందులో నమోదు చేస్తారు. ఉదాహరణకు:
ముఖ్యమైన విషయంపై తక్షణ చర్య తీసుకోవాల్సిన లేదా నివేదిక కోరే ప్రభుత్వ ఉత్తర్వులు, ముఖ్యంగా అత్యవసరమైనవి.
తీవ్రమైన అధికారిక జాప్యం, అక్రమం లేదా నిర్లక్ష్యాన్ని సూచించే ఏదైనా లేఖ లేదా పిటిషన్.
అసలు పత్రాల ఏదైనా ఫైల్ (ఉదాహరణకు, కలెక్టర్‌కు కింది అధికారి సమర్పించిన అప్పీల్ నివేదిక).
ప్లాన్‌లు, మ్యాప్‌లు, ఎస్టిమేట్‌లు, టైటిల్ డీడ్‌లు మరియు ఇలాంటి పత్రాలు.
ప్రమాణాలు ఏమిటంటే: "ఎవరైనా తీసివేయాలనుకునే పత్రం ఇది కాదా, లేదా ఇది భర్తీ చేయలేనిదా, లేదా ఇది భర్తీ చేయలేకపోయినా నష్టం జరిగితే అసౌకర్యం లేదా ప్రభుత్వం లేదా రెవెన్యూ బోర్డు నుండి నిందలకు దారితీస్తుందా?". ఈ ప్రశ్నలన్నింటికీ సమాధానం "కాదు" అయితే, ఆ పత్రాన్ని డిస్ట్రిబ్యూషన్ రిజిస్టర్‌లో నమోదు చేయవలసిన అవసరం లేదు.
కమ్యూనికేషన్‌ను గుర్తించడానికి సరిపడా వివరాలను మాత్రమే డిస్ట్రిబ్యూషన్ రిజిస్టర్‌లో నమోదు చేయాలి.
అధికారిక కమ్యూనికేషన్ అయితే, అది పంపిన అధికారి హోదా, అతని సూచన సంఖ్య మరియు తేదీ మాత్రమే నమోదు చేయాలి.
అనధికారిక వ్యక్తి నుండి వచ్చిన లేఖ అయితే, అతని పేరు, లేఖకు నంబర్ ఉంటే ఆ నంబర్ (సాధారణంగా ఉండదు), మరియు తేదీ సరిపోతాయి. అవసరమైతే, విషయాన్ని సూచించే కొన్ని పదాలు జోడించవచ్చు.
"(complete file)", "(two blue print plans)", "(title deeds)" వంటి వివరాలను ఎప్పుడూ వదిలివేయకూడదు.
టప్పల్ క్లర్క్ డిస్ట్రిబ్యూషన్ రిజిస్టర్‌లో ప్రతి పత్రానికి సంబంధిత సెక్షన్ అక్షరం మరియు సంబంధిత క్లర్క్ నంబర్‌ను నమోదు చేస్తాడు.
టప్పల్ తెరిచే అధికారి ప్రతి ఎంట్రీల బ్యాచ్ తర్వాత రిజిస్టర్‌ను ఇనిషియల్ చేస్తాడు.
పత్రాన్ని నిర్వహించాల్సిన క్లర్క్ డిస్ట్రిబ్యూషన్ రిజిస్టర్‌లో దానిని అంగీకరించి, వ్యక్తిగత రిజిస్టర్‌లో దాని సీరియల్ నంబర్‌ను నమోదు చేస్తాడని టప్పల్ క్లర్క్ చూసుకోవాలి, తద్వారా అవసరమైతే దానిని సులభంగా గుర్తించవచ్చు.
రిజిస్టర్డ్ పోస్ట్ ద్వారా స్వీకరించబడిన అన్ని కమ్యూనికేషన్ల కోసం ప్రత్యేక రిజిస్టర్ నిర్వహించకూడదు. ఒకరు రిజిస్టర్డ్ పోస్ట్ ద్వారా పంపినంత మాత్రాన అది ముఖ్యమైనది అని కాదు; పైన పేర్కొన్న ప్రమాణాలను వర్తింపజేయాలి. ముఖ్యమైనదైతే డిస్ట్రిబ్యూషన్ రిజిస్టర్‌లో నమోదు చేయబడుతుంది. లేకపోతే, ప్రత్యేక జాగ్రత్తలు అవసరం లేదు.
డబ్బు, నోట్లు వంటి వాస్తవ ద్రవ్య విలువ కలిగిన "విలువైనవి" సాధారణ సెక్యూరిటీ రిజిస్టర్‌లో నమోదు చేయబడతాయి. కాపీ స్టాంప్ పేపర్‌లు కాపీ అప్లికేషన్ రిజిస్టర్‌లో నమోదు చేయబడతాయి. విలువైనవి మరియు కాపీ స్టాంప్‌లు డిస్ట్రిబ్యూషన్ రిజిస్టర్‌లో నమోదు చేయకూడదు.
డిస్ట్రిబ్యూషన్ నంబర్‌ను సూచన నంబర్‌గా ఉపయోగించడం:
డిస్ట్రిబ్యూషన్ రిజిస్టర్‌లో నమోదు చేయబడిన పత్రాలు కొన్నిసార్లు వెంటనే కార్యాలయం నుండి తిరిగి పంపబడతాయి.
ఉదాహరణకు, డివిజనల్ అధికారి నుండి పూర్తి ఫైల్ రావచ్చు. దీనిని వెంటనే అతనికి తిరిగి పంపవచ్చు, లేదా మరింత సమాచారం కోసం కోరవచ్చు, లేదా రెవెన్యూ బోర్డుకు పంపవచ్చు.
ఈ సందర్భాలలో, వ్యక్తిగత లేదా సెక్షన్ రిజిస్టర్‌లో అదే ఫైల్‌కు సంబంధించిన పెండింగ్ ఎంట్రీ లేకపోతే, దానిని మరింత నమోదు చేయవలసిన అవసరం లేదు. దానిని "Distr. No. 19." అని గుర్తించి తిరిగి పంపవచ్చు.
వ్యక్తిగత రిజిస్టర్‌లు (ఫారం II, అపెండిక్స్ B):
ప్రతి క్లర్క్ ఒక వ్యక్తిగత రిజిస్టర్‌ను నిర్వహిస్తాడు.
అన్ని విభాగాలకు ఒకే సమితి కరెంట్ నంబర్‌లు ఉంటాయి.
ప్రతి క్లర్క్‌కు ఒక నంబర్ కేటాయించబడుతుంది మరియు ఈ క్లర్క్ నంబర్ అన్ని నోట్స్, డ్రాఫ్ట్‌లు మరియు సూచనలపై సెక్షన్ లెటర్ తర్వాత గుర్తించబడాలి, ఉదాహరణకు "No. A 1-2260-20" (ఇక్కడ "A" సెక్షన్ లెటర్, "1" క్లర్క్ నంబర్, "2260" వ్యక్తిగత రిజిస్టర్‌లోని "కరెంట్ నంబర్", మరియు "20" సంవత్సరం).
క్లర్క్‌ల నంబర్‌లు వాస్తవ కమ్యూనికేషన్లు లేదా రికార్డు రూమ్‌లోని ఫైళ్ళపై గుర్తించకూడదు. దీనికి కారణం క్లర్క్ నంబర్ కేవలం పెండింగ్ కరస్పాండెన్స్ పంపిణీని మరియు గుర్తించడాన్ని సులభతరం చేయడానికి మాత్రమే ఉద్దేశించబడింది. పని పూర్తయిన తర్వాత రికార్డులలో ఫైల్ స్థానాన్ని నిర్ణయించడానికి ఇది ఉద్దేశించబడలేదు.
గమనిక (1): ఏప్రిల్ 1న పరిష్కరించబడని మునుపటి సంవత్సరం కేసులను రిజిస్టర్ ప్రారంభంలో నమోదు చేయాలి, సంవత్సర ప్రారంభంలో తగినన్ని ఖాళీ పేజీలు వదిలివేయబడతాయి.
గమనిక (2): రిమైండర్‌లు జారీ చేసినప్పుడు, వాటి తేదీలను వ్యక్తిగత రిజిస్టర్ యొక్క కాలమ్ 8లో ఎరుపు ఇంక్‌తో నమోదు చేయాలి.
కొత్త కేస్ రిజిస్టర్ (ఫారం III, అపెండిక్స్ B):
అనేక కరెంట్ నంబర్ల శ్రేణులు ఉండకుండా ఉండటానికి, అన్ని కొత్త కేసులను "న్యూ కేస్ రిజిస్టర్"లో నమోదు చేస్తారు.
కరస్పాండెన్స్ బ్రాంచ్, మాజిస్టీరియల్ బ్రాంచ్ మరియు ట్రెజరీ డిప్యూటీ కలెక్టర్ కార్యాలయం కోసం ప్రత్యేక కొత్త కేస్ రిజిస్టర్‌లను నిర్వహించాలి.
కొత్త కేస్ నంబర్‌లు, ప్రతి పత్రాన్ని నిర్వహించాల్సిన క్లర్క్ నంబర్, మరియు పని పూర్తయిన తర్వాత రికార్డు కీపర్ ఫైల్‌ను స్వీకరించినప్పుడు అతని ఇనిషియల్స్ మాత్రమే నమోదు చేయబడతాయి.
గమనిక: ఏప్రిల్ 1న పరిష్కరించబడని మునుపటి సంవత్సరం కేసులను రిజిస్టర్ ప్రారంభంలో నమోదు చేయాలి, సంవత్సర ప్రారంభంలో తగినన్ని ఖాళీ పేజీలు వదిలివేయబడతాయి.
కొత్త మరియు పాత కేసులు:
"కొత్త కేసులు" అంటే పాత కేసులు కాని అన్ని పత్రాలు.
"పాత కేసులు" అంటే గతంలో జారీ చేయబడిన సూచనలకు సమాధానాలు, మరియు సూచనలకు సమాధానాలు కానప్పటికీ, ఏదైనా కారణం చేత ఇప్పటికే పెండింగ్‌లో ఉన్న "కరెంట్"లో ఫైల్ చేయబడిన పత్రాలు.
ఉదాహరణకు, ఒక విషయంపై ఒక అధికారిని సంప్రదించడం ప్రారంభించిన తర్వాత, మరొక అధికారి అదే విషయంపై కలెక్టర్‌ను సంప్రదించవచ్చు. ఈ సందర్భంలో, తదుపరి కమ్యూనికేషన్, కలెక్టర్ కార్యాలయం నుండి వచ్చిన సూచనకు సమాధానం కానప్పటికీ, కొత్త కేసు కాదు, పాత కేసు అవుతుంది.
పాత కేసు పొరపాటున కొత్త కేసుగా నంబర్ చేయబడితే, తప్పు గుర్తించిన వెంటనే, కొత్త కేస్ నంబర్‌కు వ్యతిరేకంగా పాత కేస్ నంబర్‌ను కొత్త కేస్ రిజిస్టర్‌లో నమోదు చేయాలి, మరియు తప్పు కనుగొనబడకముందే ఎంట్రీ ఇప్పటికే చేయబడితే వ్యక్తిగత రిజిస్టర్‌లో కూడా నమోదు చేయాలి. వ్యక్తిగత రిజిస్టర్‌లోని అనవసరమైన ఎంట్రీ ఈ విధంగా మూసివేయబడుతుంది. సహజంగానే, పత్రాన్ని అది చెందిన పాత కేసుకు వ్యతిరేకంగా వ్యక్తిగత రిజిస్టర్ యొక్క తగిన కాలమ్ (కాలమ్ 9 "reply or fresh current received")లో కూడా నమోదు చేయాలి.
ఫెయిర్-కాపీ రిజిస్టర్ (ఫారం IV అపెండిక్స్ B):
ఇది కరెంట్ సెక్షన్‌లో నిర్వహించబడుతుంది.
ఫెయిర్-కాపీయింగ్ సెక్షన్ సూపరింటెండెంట్ డ్రాఫ్ట్‌ను ఫెయిర్-కాపీ చేయడానికి పంపిన వెంటనే దాని కరెంట్ నంబర్‌ను మరియు ఆమోదం తేదీని రిజిస్టర్‌లో నమోదు చేయాలి, మరియు అది టైపిస్ట్ ఇచ్చి, సూపరింటెండెంట్‌కు తిరిగి ఇచ్చి, సంతకం చేసి, పంపిన తేదీలను ఈ రిజిస్టర్ యొక్క తగిన కాలమ్‌లలో సకాలంలో మరియు సరిగ్గా నమోదు చేయాలి.
పోస్ట్ ద్వారా పంపబడే కమ్యూనికేషన్ల కోసం మరే ఇతర డిస్పాచ్ రిజిస్టర్ నిర్వహించకూడదు.
డిస్పోజల్ నంబర్ సిస్టమ్ కింద నిర్వహించబడిన పాత డిస్పాచ్ రిజిస్టర్ పత్రాల నష్టాన్ని నివారించడానికి లేదా అటువంటి నష్టానికి బాధ్యతను నిర్ణయించడానికి ఎటువంటి ఉపయోగం లేదు, అయితే దాని నిర్వహణకు చాలా వ్రాతపని అవసరమైంది మరియు కేవలం డిస్పాచ్‌ను ఆలస్యం చేసింది.
పోస్ట్ ద్వారా డిస్పాచ్ మరియు స్థానిక డెలివరీ బుక్ (C.F. 61-సవరించబడింది):
దీనిని చేతితో పంపబడే కమ్యూనికేషన్ల కోసం మాత్రమే ఉపయోగించాలి.
రిజిస్టర్ యొక్క అనేక కాలమ్‌లు స్వయంగా వివరించబడతాయి. ఫెయిర్ కాపీ రిజిస్టర్ నిర్వహించబడుతున్న కార్యాలయాలలో రిజిస్టర్ యొక్క కాలమ్ 3 నింపవలసిన అవసరం లేదు.
(1) స్టాంప్ అకౌంట్ (ఫారం V, అపెండిక్స్ B):
దీనిలో పోస్ట్‌కు పంపబడిన ప్రతి బ్యాచ్ లేఖలపై స్టాంపుల మొత్తం విలువ, మొత్తం రోజువారీ ఖర్చు మరియు రోజు చివరిలో బ్యాలెన్స్ నమోదు చేయబడతాయి.
ఫెయిర్ కాపీయింగ్ సెక్షన్ సూపరింటెండెంట్ ఎంట్రీల మరియు బ్యాలెన్స్ యొక్క ఖచ్చితత్వానికి బాధ్యత వహిస్తాడు.
ప్రతి లేఖకు అతికించబడిన స్టాంపుల విలువను నమోదు చేయడానికి ప్రయత్నించకూడదు, పాత డిస్పాచ్ రిజిస్టర్‌లో చేసినట్లుగా. ఇది కేవలం సమయం వృథా. అటువంటి ఎంట్రీలు ఎప్పుడూ ఖచ్చితమైనవి కావు, మరియు వాటిని తనిఖీ చేయడానికి ఎటువంటి మార్గం లేదు. కాబట్టి వాటిని తయారు చేయడంలో ఉపయోగం లేదు.
(2) పీరియాడికల్ రిజిస్టర్: దీని గురించి పారాగ్రాఫ్ 70-"పీరియాడికల్స్" కింద చూడండి.
(3) కాల్ బుక్: దీని గురించి "డిస్పోజల్స్" విభాగం కింద చూడండి.
(4) సెక్యూరిటీ రిజిస్టర్: దీనిని అపెండిక్స్ Bలోని ఫారం XVలో నిర్వహించాలి. డబ్బు, నోట్లు వంటి వాస్తవ ద్రవ్య విలువ కలిగిన విలువైనవి ఈ రిజిస్టర్‌లో నమోదు చేయబడతాయి.
(5) కాపీ అప్లికేషన్ రిజిస్టర్: ఈ రిజిస్టర్‌ను బోర్డు స్టాండింగ్ ఆర్డర్ నంబర్ 173, పారాగ్రాఫ్ 8లో సూచించిన ఫారంలో నిర్వహించాలి. కాపీ దరఖాస్తులతో స్వీకరించబడిన కాపీ స్టాంప్ పేపర్‌లు మరియు కాపీ స్టాంప్ పేపర్‌లను కొనుగోలు చేయడానికి నగదు ఈ రిజిస్టర్‌లో నమోదు చేయాలి, సెక్యూరిటీ రిజిస్టర్‌లో కాదు.
(6) రికార్డ్ ఇష్యూ రిజిస్టర్: ఈ రిజిస్టర్‌ను అపెండిక్స్ Bలోని ఫారం నంబర్ XIVలో నిర్వహించాలి. రికార్డులను త్వరగా జారీ చేయడానికి మరియు భర్తీ చేయడానికి కరస్పాండెన్స్ బ్రాంచ్, కలెక్టర్ కార్యాలయం యొక్క మాజిస్టీరియల్ బ్రాంచ్ మరియు ట్రెజరీ డిప్యూటీ కలెక్టర్ కార్యాలయం కోసం ప్రత్యేక రిజిస్టర్‌లను నిర్వహించాలి.
(1) ప్రభుత్వ దావాల రిజిస్టర్: ప్రభుత్వ దావాలలో అమలు ప్రక్రియలను పర్యవేక్షించడానికి అపెండిక్స్ Bలోని ఫారం VIII-Aలో ప్రత్యేక రిజిస్టర్‌ను నిర్వహించాలి, మరియు బోర్డు స్టాండింగ్ ఆర్డర్ నంబర్ 95లోని పారాగ్రాఫ్ 6లోని సూచనలను పాటించాలి.
(2) నిరుపేద దావాల రిజిస్టర్: నిరుపేద దావాల విషయంలో అపెండిక్స్ Bలోని ఫారం VIII-Bలో రిజిస్టర్‌ను నిర్వహించాలి. కోర్టు నుండి నిరుపేద దావా తీర్పు అందినప్పుడు, దానిని మొదట కొత్త కేస్ రిజిస్టర్‌లో నమోదు చేయాలి మరియు దానికి కొత్త కేస్ నంబర్‌ను కేటాయించాలి. అదే సమయంలో ఈ ప్రత్యేక రిజిస్టర్‌లో కూడా అవసరమైన ఎంట్రీలు చేయాలి. మొత్తం వసూలు చేసినప్పుడు లేదా రద్దు చేసినప్పుడు కరెంట్ చివరకు మూసివేయబడుతుంది. స్టాంప్ మాన్యువల్ యొక్క పారాగ్రాఫ్ 107లో పేర్కొన్న త్రైమాసిక రిటర్న్ తయారీని సులభతరం చేయడానికి ప్రత్యేక రిజిస్టర్‌లోని కాలమ్‌లు అప్పుడే నింపబడాలి.
(3) సివిల్ కోర్టు అమ్మకాలలో ప్రభుత్వం కొనుగోలు చేసిన స్థిరాస్తుల రిజిస్టర్: ఇది కలెక్టర్ కార్యాలయంలో ఫారం VIII-Cలో నిర్వహించబడాలి, మరియు బి.పి.నం.1147, మిస్., తేదీ 11 ఏప్రిల్, 1934, అపెండిక్స్ Bలో పేర్కొన్న సూచనల ప్రకారం అటువంటి ఆస్తిని పారవేయడానికి తీసుకున్న చర్యలను ఏటా పర్యవేక్షించడానికి పీరియాడికల్స్ కార్యాలయ జాబితాలో ఒక ఎంట్రీ ఉండాలి.
కామెంట్‌లు
కామెంట్‌ను పోస్ట్ చేయండి