ప్రభుత్వ కార్యాలయాలలో ఫైళ్ళ నిర్వహణ

 ప్రతీ కార్యాలయానికి సమాచారం వివిధ రూపాల్లో అందుతూ ఉంటుంది. వివిధ అవసరాల కోసం ప్రజలు చేసే దరఖాస్తులు, కార్యాలయ అంతర్గత వ్యవహారాలు, వివిధ కార్యాలయాలు, శాఖల మధ్య వ్యవహారాలు, నివేదికలు మొదలైనవి. 

ఈ విధంగా వచ్చిన ప్రతీ సమాచారాన్ని కార్యాలయం లో వర్గీకరించి సంబంధిత సెక్షన్ లకు నిర్దేశింప బడిన రిజిస్టర్ (ఇన్వర్డ్ రిజిస్టర్)  లలో నమోదు చేసి (కరెంటు నంబరు జారీ చేసి) సెక్షన్ అధికారి మరియు సహాయకుల సంతకం పొందవలెను.  

సంబంధిత సెక్షన్ లలో వాటిని వారి యొక్క వ్యక్తిగత రిజిస్టర్ లలో నమోదు చేయవలెను. ఆ కరెంటు లు గతం లో ఉన్న ఫైళ్ళకు చెందినవి అయితే వాటి నందు ఉంచవలెను. లేకపోతె కొత్త ఫైల్ ఓపెన్ చేయవలెను. ఆ ఫైళ్ళ లోని సమాచారాన్ని అమలులో ఉన్న నిబంధనల మేరకు విశ్లేషించి తగు నిర్ణయం కొరకు మరియు ఆదేశాల కొరకు సంబంధిత అధికారులకు సమర్పించాలి. సంబంధిత అధికారులు వివరాలను పూర్తిగా పరిశీలించి తగు నిర్ణయాలు తీసుకోవాలి. 

అధికారులు తీసుకున్న నిర్ణయాలను సంబంధిత వ్యక్తులకు లేదా కార్యాలయాలకు నిర్దేశింప బడిన ఫార్మాట్ నందు చేరవేయాలి.

చర్యలు పూర్తి అయిన ఫైళ్ళను భద్ర పరచుటకు రికార్డు రూమునకు పంపాలి.

భద్ర పరచ వలసిన సమయం పూర్తి అయిన ఫైళ్ళను నాశనం చెయ్యాలి. 

దస్త్రం (ఫైల్)

ప్రతీ ఫైల్ ప్రధానంగా నోట్ ఫైల్ మరియు కరెంట్ ఫైల్ అనే  రెండు భాగాలు కలిగి ఉంటుంది. 

నోట్ ఫైల్: 

కార్యాలయాల్లో వివిధ అంశాలపై నిర్ణయాలు తీసుకోవడానికి వివిధ స్థాయిల ఉద్యోగులు తమ అభిప్రాయాలను మరియు అధికారులను తన నిర్ణయాలను వ్యక్త పరచే ఫైల్ ని నోట్ ఫైల్ అంటారు. ఇది ప్రతీ కార్యాలయం లేదా శాఖ అంతర్గంగా నిర్వహిస్తారు. 

పేజీలపై నలుపు లేదా నీలం రంగు తో నంబర్లు వెయ్యాలి. 

నోట్ ఫైల్ లో ఎడమ వైపు మూడవ వంతు మార్జిన్ గా వదిలి వెయ్యాలి (అవసరమైన రిమార్కుల కొరకు) 

నోట్ ఫైల్ ప్రతీ పేజీ కుడిచేతి వైపు పైన ఫైల్ నంబరు తప్పని సరిగా రాయాలి. 

సబ్జెక్ట్ మరియు రెఫెరెన్సుల వివరములు నోట్ ఫైల్ మొదటి పేజీలోనూ మరియు అవసరమైన చోట రాయాలి.

పేరా నంబర్లు వెయ్యాలి (అధికారులు రాసే ఒక పదానికి సైతం పేరా నంబర్లు వెయ్యాలి.)

నోట్ ఫైల్ రాయడం లో మెళకువలు

• మొదటగా ఫైల్ ఓపెన్ చేయడానికి కారణాలు తెలియపరచాలి. ఉదాహరణకు శ్రీ XXXXXXXXXXXXX వారు వారికి xxxxxxxxxx మంజూరు చేయవలసింది గా కోరియున్నారు.
• తదుపరి సంబంధిత ఫైల్ కి సంబంధించిన నిబంధనలు ఇతర అంశములు క్లుప్తంగా వ్యక్త పరచాలి.
• నిబంధనలకు అనుగుణంగా ప్రస్తుత ఫైల్ ఉన్న పరిస్థితులను విశ్లేషణ చేస్తూ ఆ వివరములను తెలియపరచాలి.
• ఫైల్ లోని అంశాల ఆధారంగా తీసుకోగల అవకాశం ఉన్న నిర్ణయాలను తెలియ పరచ వచ్చు. ఇది వ్యక్త పరచడంలో నోట్ రాసే వారు కొంత విచక్షణ తో రాయాలి. 

• కొన్ని ఫైళ్ల విషయం లో అధికారి తప్పని సరిగా ఒకే నిర్ణయం తీసుకోవడం తప్ప మరొక అవకాశం ఉండదు. ఉదాహరణకు కరెంటు బిల్లు కట్టాల్సి ఉంటే, బడ్జెట్ అందుబాటులో ఉంటె కట్టడం తప్ప మరొక అవకాశం ఉండదు. ఇలాంటి సందర్భాలలో నేరుగా మంజూరు చేయవచ్చు అని అభిప్రాయం వ్యక్తపరచ వచ్చు. దాని తో పాటి డ్రాఫ్ట్ ప్రతి ఆమోదం కొరకు జత పరచ వచ్చు.

• కొన్ని సందర్భాలలో నిర్ణయం తీసుకోవడానికి బహుళ అవకాశాలు అధికారికి ఉండవచ్చు. ఆని రకాల అవకాశాలను తెలియ పరుస్తూ ఆదేశాల కొరకు నోటు ఫైల్ సమర్పించాలి.

• మరి కొన్ని సందర్భాల్లో అధికారి తన విచక్షణాధికారాలతో ఏ నిర్ణయమైనా తీసుకోగలిగే అవకాశం ఉన్నప్పుడు పరిస్థితులను వివరిస్తూ తగు ఆదేశాలు జారీ చేయవలసిందిగా కోరుతూ ఫైల్ సమర్పించాలి.   
• ఫైల్ కార్యాలయ ఉత్తర్వులకు (ఆఫీస్ ఆర్డర్స్) అనుగుణంగా సంబంధిత ఉద్యోగులు, అధికారుల ద్వారా నిర్ణయాలు తీసుకునే అధికారం ఉన్న అధికారి కి సమర్పించాలి. ప్రతీ ఒక్కరు తమ అభిప్రాయాలను నిబంధనల మేరకు స్వేచ్చగా వ్యక్త పరచవచ్చు.
• నోట్ ఫైల్ లో వాస్తవాలను వ్యక్తపరచాలి. సాధ్యమైనంత సూక్ష్మంగా, విషయం సూటిగా అర్ధం అయ్యేలా ఉండాలి. సాధారణం గా పై స్థాయి అధికారులు ఫైల్ మొత్తం చదివి నిర్ణయం తీసుకునే పరిస్థితి ఉండదు. క్రింది సిబ్బంది రాసే నోట్ ఆధారంగా నే చాలా సందర్భాల్లో నిర్ణయాలు తీసుకోవడం జరుగుతుంది. 
• క్రింది సిబ్బంది తప్పుడు సమాచారం లేదా అసమగ్ర సమాచారం లేదా తప్పు దోవ పట్టించే విధంగా నోట్ సమర్పించినపుడు దానికి అనుగుణంగా ఆదేశాలు, నిర్ణయాలు వెలువడితే దానికి అలాంటి నోట్ రాసిన వారు దానికి బాధ్యులు అవుతారు. 
• అలాగే క్రింది సిబ్బంది ఏది రాసినా తుది నిర్ణయాధికారం సంబంధిత అధికారిదే. వారి ఆదేశాలకు అనుగుణంగా తదుపరి చర్యలు చేపట్టాలి. నోట్ ఫైల్ లో అన్ని విషయాలు సరైన విధంగా నే సిబ్బంది తెలియపరచినా కూడా అధికారి తప్పుడు నిర్ణయం తీసుకున్నప్పుడు దానికి ఆ అధికారి బాధ్యత వహించ వలసి వస్తుంది. 
• మనం నోట్ ఫైల్ సమర్పించగానే ఆదేశాలు జారీ అవ్వాలని  లేదు. అధికారులు అదనపు వివరాలు, సందేహాలు వ్యక్తపరుస్తూ వెనుకకు పంపవచ్చు. అలాంటి సందర్భాలలో అవసరమైన సమాచారం తిరిగి సమర్పించాలి. 
• నోట్ రాసినపుడు అవసరమైతే కరెంటు ఫైల్ లేదా ఇతర రిఫరెన్సులను A, B, C, D ....... గుర్తిస్తూ ఫ్లాగ్స్ ఉంచాలి.
• కొన్ని సార్లు ప్రస్తుత ఫైల్ పై నిర్ణయం తీసుకోవడానికి అదే రకమైన పాత ఫైల్ ని రిఫరెన్సు గా ఉంచవచ్చు. ప్రస్తుత ఫైల్ ని పైన ఉంచి పాత (రిఫరెన్స్) ఫైల్ ని అడుగున ఉంచాలి  

కరెంట్ ఫైల్ 

ఫైల్ కి సంబంధించి కార్యాలయానికి వచ్చిన ప్రతులు మరియు ఫైల్ నుండి కార్యాలయం నుండి జారీ చేసిన ప్రతులు, చిత్తు ప్రతులు కలిగి యుండే భాగాన్ని కరెంట్ ఫైల్ గా వ్యవహరిస్తారు.

కరెంట్ ఫైల్ నందలి ప్రతులను తేదీ ఆధారంగా అమర్చాలి (పాతవి పైన, కొత్తవి క్రింద ఉంచి ట్యాగ్ చెయ్యాలి)

పేజీలకు రెండు వైపులా ఎరుపు రంగుతో పేజీ నంబర్లు ఉండాలి.

డ్రాఫ్టు (చిత్తు ప్రతి) 

 

నోట్ ఫైల్ లో జారీ చేసిన ఆదేశాలకు అనుగుణం గా జారీ చేయబోయే లేఖ, మేమో, ప్రొసీడింగ్స్ ..... యొక్క చిత్తు ప్రతి తయారు చేసి ఆమోదం కొరకు సమర్పించాలి.దీని లో ఈ క్రింద భాగాలు ప్రధానంగా ఉండాలి.

• ఫైల్ నంబరు
• పంపే వారి పూర్తి చిరునామా
• పంపుతున్న వారి పూర్తి చిరునామా 
• పంపే విధానం 
• సర్/మేడం (అవసరమైతే)
• సబ్జెక్ట్
• రిఫరెన్సులు
• ప్రధాన సారాంశం
• తమ విధేయుడు/విదేయురాలు (అవసరమైతే)
• సంతకం మరియు స్టాంప్ లేదా సీల్
• జతపరచిన వివరములు ( ఏమైనా ఉన్నచో)
• అర్జెంట్, అత్యవసరం వంటివి (అవసరమైతే)

వివిధ రకాల కమ్యూనికేషన్ విధానాలు

లెటర్:  దీనిని ఇతర అధికారులకు, ఉన్నతాధికారులకు పంపుటకు ఉపయోగిస్తారు.

మెమో: దీనిని తన క్రింద పని చేసే ఉద్యోగులకు లేదా కార్యాలయాల కు పంపుటకు ఉపయోగిస్తారు.

యు.వో.నోట్: ఒకే కార్యాలయం లోని వివిధ విభాగాలకు పంపుటకు ఉపయోగిస్తారు.

సర్కులర్ లేదా సర్కులర్ మేమో: తన క్రింద పనిచేసే కార్యాలయాలకు లేదా ఉద్యోగులు అందరికీ కలిపి జారీ చేసే సూచనలు ఈ రూపం లో పంపుతారు.

డి.వో.లెటర్: ఎవరైనా అధికారి ప్రత్యెక శ్రద్ధ వహించవలెనని కోరుటకు ఉపయోగిస్తారు. ఇది ఉన్నతాధికారులు, ఇతర అధికారులతో సహా తన క్రింద పనిచేసే అధికారులకు కూడా ఉపయోగించవచ్చు. ఈ లేఖలకు సాధ్యమైనంత త్వరగా సమాధానం ఇవ్వవలెను. ఒక వేళ ఆలస్యం అయ్యే సందర్భాలలో తప్పని సరిగా మధ్యంతర సమాధానం పంపవలెను.

ప్రొసీడింగ్స్: అధికారులు వారికి కలిగిన అధికారాలతో జారీ చేసే ఉత్తర్వులను ఈ రూపం లో ఇస్తారు.

ప్రెస్ నోట్ : పత్రికలలో ఇవ్వాల్సిన ప్రకటనలకు, వార్తలకు ప్రెస్ నోట్ ను ఉపయోగిస్తారు.

ఆఫీస్ ఆర్డర్: కార్యాలయ అంతర్గతంగా ఆదేశాలు జారీ చేయుటకు ఉపయోగిస్తారు.

ఎండార్స్మెంట్: వచ్చిన కరెంట్ ని తిరిగి పంపించడానికి లేదా ఇతరుల నుండి వచ్చిన కరెంటులను యధాతధంగా ఇతరులకు కమ్యూనికేట్ చేయడానికి ఉపయోగిస్తారు. 

ఇంకా మెయిల్, మెసేజ్, సోషల్ మీడియా వంటి వాటిని కూడా ప్రస్తుతం ఉపయోగిస్తున్నారు. (వీటిని కూడా అంతర్గతంగా అధికారుల అనుమతి పొంది మాత్రమే జారీ చెయ్యాలి.) 

ఇవి కాకుండా సమావేశాలు, కార్య శాలలు, వీడియో మరియు టెలి కాన్ఫరెన్స్ లు, గ్రూప్ డిస్కషన్లు మొదలైనవి మౌఖిక రూపంలో జరిగే కమ్యూనికేషన్ విధానాలు. వీటికి తప్పని సరిగా మినిట్స్ జారీ చేయాలి.

ఫైల్ డిస్పోజల్  

 

ఒక ఫైల్ లోని అంశాలన్నీ పరిష్కరించబడి  ఇక తదుపరి చర్యలు ఏమీ అవసరం లేదని భావించినపుడు ఆ ఫైల్ ని డిస్పోజ్ చేసి రికార్డు రూము కి నియమిత కాలం భద్ర పరచుటకు పంపాలి. ఫైల్ డిస్పోజ్ చేసిన విధానాన్ని బట్టి భద్ర పరచవలసిన సమయం ఆధార పడి ఉంటుంది. 

ఆర్.డిస్: వీటిని శాశ్వతంగా భద్ర పరచాలి.

  

డి.డిస్: వీటిని సాధారణంగా 10 సంవత్సరాలు భద్రపరచాలి. తదుపరి సంబంధిత సెక్షన్ కు పంపి అవసరమైతే మరింత కాలం పొడగించ వచ్చు.

  

ఎల్.డిస్: వీటిని కనీసం ఒక సంవత్సరం భద్రపరచాలి. అవసరమైతే మూడు సంవత్సరాల వరకు పొడిగించ వచ్చు.

ఎన్.డిస్: వచ్చిన ప్రతిని తిరిగి వెనుకకు పంపుటకు

ఎఫ్.డిస్: ఎటువంటి చర్య తీసుకోకుండా ఫైల్ చేయుటకు

ఎక్స్.ఎల్.డిస్: కరెంట్ నంబరు కేటాయించకుండా ఫైల్ చేయుటకు

ఎక్స్.ఎన్.డిస్: కరెంటు నంబరు కేటాయించకుండా తిరిగి పంపుటకు

ఫైళ్ళను నాశనం చేయుట     

రికార్డు రూము నందలి ఫైళ్ళను వాటిని భద్ర పరచవలసిన సమయం పూర్తి అయిన తరువాత సంబంధిత సెక్షన్ పంపి మరింత కాలం భద్రపరచ వలసిన ఆవశ్యకత ఉన్నదా లేదా అని అధికారుల నుండి అనుమతి పొందాలి. అవసరం లేదని ఆదేశించిన ఫైళ్ళను ధ్వసం చేయవలెను.