డిస్ట్రిక్ట్ ఆఫీస్ మాన్యువల్
ఈ మాన్యువల్ (మార్గదర్శిని) 1959 లో ఆంధ్రప్రదేశ్ ప్రభుత్వం ద్వారా రూపొందించబడింది. ప్రభుత్వ కార్యాలయాల్లోని పనులు, భాషా వాడకం, రికార్డుల నిర్వహణ వంటి వాటిపై స్పష్టమైన మార్గదర్శకాలు ఇందులో ఉన్నాయి.
భాష మరియు పరిపాలన (Language and Administration):
- పరిపాలనలో భాష చాలా ముఖ్యం. స్పష్టమైన, సరళమైన భాషను వాడాలి.
- అధికారిక ఉత్తర ప్రత్యుత్తరాల్లో సాధారణమైన, అందరికీ అర్థమయ్యే పదాలను వాడాలి. క్లిష్టమైన పదాలు, వాక్యాలు వాడకూడదు.
- గతంలో వాడిన చాలా కఠినమైన పదాలు ఇప్పుడు వాడకంలో లేవు. కొత్తగా వచ్చిన, సరళమైన పదాలను ఉపయోగించాలి.
- ఉద్యోగులు తమ స్థాయిని బట్టి భాషను ఉపయోగించాలి. తక్కువ స్థాయి ఉద్యోగులు మరింత సరళమైన భాషను వాడాలి.
- అధికారిక ఉత్తర ప్రత్యుత్తరాల్లో మర్యాదపూర్వకమైన భాషను ఉపయోగించాలి.
ఫైల్ (File):
- ఫైళ్లు అంటే పత్రాలను పద్ధతిగా పేర్చి, భద్రపరిచే విధానం.
- ప్రతి ఫైల్‌కు ఒక నంబర్ ఉండాలి. సులభంగా వెతికేందుకు, వాటిని గుర్తించేందుకు ఇది అవసరం.
- కార్యాలయాల్లో ఫైళ్లను సరిగా నిర్వహించడం వల్ల పనితీరు మెరుగుపడుతుంది. అనవసరమైన ఫైళ్లను ఎప్పటికప్పుడు తీసివేయాలి (వీడింగ్).
నోటింగ్ మరియు డ్రాఫ్టింగ్ (Noting and Drafting):
- "నోటింగ్" అంటే ఏదైనా విషయంపై కీలకమైన సమాచారాన్ని, నిర్ణయాలను క్లుప్తంగా నమోదు చేయడం.
- "డ్రాఫ్టింగ్" అంటే అధికారిక లేఖలు లేదా ఇతర పత్రాలను తయారు చేయడం.
- నోటింగ్ మరియు డ్రాఫ్టింగ్ స్పష్టంగా, సంక్షిప్తంగా ఉండాలి. అనవసరమైన పదాలు, పునరావృత్తులు ఉండకూడదు.
- గమనికలు రాసేటప్పుడు, పాయింట్లుగా రాస్తే స్పష్టత ఉంటుంది. తేదీ, సంతకం, హోదా వంటివి తప్పనిసరిగా ఉండాలి.
ఆలస్యం (Delay):
- ప్రభుత్వ కార్యాలయాల్లో ఆలస్యం జరగడానికి అనేక కారణాలున్నాయి. ముఖ్యంగా ఉద్యోగుల నిర్లక్ష్యం, పనిని పక్కన పెట్టడం వంటివి ప్రధానం.
- పనులను ఎప్పటికప్పుడు పూర్తి చేయడం, సరైన పద్ధతులు పాటించడం ద్వారా ఆలస్యాన్ని నివారించవచ్చు.
- ఆలస్యం వల్ల ప్రజలకు అసౌకర్యం కలగడమే కాకుండా, ప్రభుత్వ పనితీరుపై చెడు ప్రభావం పడుతుంది.
రికార్డు నిర్వహణ (Record Management):
- రికార్డులు అంటే కార్యాలయానికి సంబంధించిన ముఖ్యమైన పత్రాలు, సమాచారం.
- రికార్డులను పద్ధతిగా నిర్వహించడం వల్ల అవసరమైన సమాచారాన్ని సులభంగా, త్వరగా పొందవచ్చు.
- ముఖ్యమైన రికార్డులను భద్రపరచాలి. కాలం చెల్లిన లేదా అనవసరమైన రికార్డులను ఎప్పటికప్పుడు తొలగించాలి.
- రికార్డులను సరిగా నిర్వహించడం వల్ల ఖర్చులు తగ్గుతాయి, పనితీరు మెరుగుపడుతుంది.
ఈ మాన్యువల్ ప్రభుత్వ కార్యాలయాల్లో సామర్థ్యాన్ని పెంచడానికి, సరైన పరిపాలనా పద్ధతులను పాటించడానికి ఉపయోగపడుతుంది.
పార్ట్ I & II : పరిచయం మరియు హాజరుపార్ట్ - `III సాధరణ క్రమశిక్షణ
ఎండోర్స్మెంట్ అనే పదానికి అర్ధం తెలుపగలరు, కార్యాలయాల్లో తరచుగా ఎండోర్స్మెంట్ చెయ్యడం అనే పదాన్ని వాడుతుంటారు కదా...
రిప్లయితొలగించండి